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スプレッドシートからの切り替えで入社手続きの確認時間を50%削減

シャトルロックジャパン株式会社

会社URL
https://shuttlerock.co.jp/
担当者名
代表取締役 金光さま
  • 1~50名
  • インターネット関連サービス

UGCを活用したSNSキャンペーン設計から、Web制作、SNS広告向け動画広告、キャンペーン運営事務局までSNSの効果的なマーケティング活用をトータルサポートするサービスを提供します。

課題

  • Googleドライブ、スプレッドシートで管理していたが工数がかかりミスが発生していた
  • 入社手続きシートの内容確認作業が大変だった
  • 紙書類も併用しており、情報の取り出しが手間で保管場所もなかった

決め手

  • コストパフォーマンスがいい
  • 直感で操作できるシンプルなデザイン
  • もともと導入していた勤怠管理・経費精算・ワークフローと情報連携が可能

効果

  • 確認作業に費やす時間を50%削減できた
  • 年末調整作業が従業員も管理者も楽になった
  • 各書類の印刷とファイリングが必要なくなった

もともとジョブカン勤怠管理・経費精算・ワークフローを導入してくださっていたシャトルロックジャパン株式会社様。労務はGoogleドライブやスプレッドシートで管理していましたが、従業員の増加によりシステム導入を決定されました。現在の運用などを伺いました。

従業員が増えたタイミングでスプレッドシートからシステムに切り替え

『ジョブカン』導入前はどのような課題がありましたか。

2014年に日本法人を設立して約2年間はGoogleドライブやスプレッドシートで勤怠情報などを管理していました。手人力での管理は工数がかかり、ミスが多く発生していました。これらの問題を解決するため、まずはジョブカン勤怠管理・経費精算・ワークフローを導入しました。

労務管理については、入社手続き用スプレッドシートを用意し、各項目に対して「何を入力するか」という説明を記載していました。しかし、入力内容に間違いがありましたし、何より確認作業が手間でした。また、紙の書類も併用していたため情報を取り出す場合に時間がかかっていましたね。スプレッドシートの内容を整備して使い続けるか考えたのですが、従業員が増えてきたということもあり、思い切ってシステムの導入を決めました。

『ジョブカン』にした決め手はなんですか。

複数社比較し、コストパフォーマンスの良さと直感で操作できるシンプルなデザインが決め手でジョブカンに決めました。また、元々導入していた勤怠管理・経費精算・ワークフローと情報連携が可能なことも大きなポイントでした。

初期設定はスムーズに行っていただけましたか。

割とスムーズに進められたと思います。

また、初期設定を進める中で、見直すべき社内規定や制度が明らかになったことがありました。当時を振り返ると、ジョブカンの導入が社内の制度を整えるきっかけにもなったと感じますね。

入社手続き時の確認作業にかかる時間を50%削減できた

導入後の運用方法を教えてください。

現在は雇用形態問わず、全従業員がジョブカンを使用しています。

入社手続きは各自がフォームに個人情報を入力するだけになりました。それにより質問や間違いが減りましたので、確認作業に費やす時間を50%削減できました。

年末調整はリリース初年から使っています。従業員としても質問に回答すれば完了できるので楽ですし、WEB上で情報を保管できるため印刷とファイリングの必要が無くなりました。ジョブカンを導入する前までは、年末調整は全て手作業でしたので、書き間違いや確認漏れもあり大変でした…。

また、労務管理の情報を勤怠管理や経費精算、ワークフローに連携できるところが入力の手間を削減できるため便利です。今後、さらに各サービス間の連携が強まることに期待しています。

貴社独自の使用方法はありますか。

なるべく問合せが減るよう、カスタマイズで追加した項目には、何を記載するか・添付するかを説明を詳しく記載しています。また、外国語を主に使用する従業員もおりますので、多言語対応機能は大変便利です。年末調整は専門用語が多いため、外国人従業員へのサポートがやや必要ですが、その他は問題なく使うことができています。

ありがとうございました。

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