入退社手続きでは、入力作業とミス確認のダブルチェック業務を削減

『ジョブカン』導入前の運用方法を教えてください。

社員には、既に別の労務管理システムを導入していました。
しかし、アルバイトは、入社時の個人情報収集と、電子明細機能程度しか利用せずコストパフォーマンスの観点からアルバイトの労務手続きは紙で実施していました。

入社時には、源泉徴収票の回収や、人事台帳記入シートの情報を、また管理者でスプレッドシートや給与計算ソフトに打ち込む作業をし、入力ミスを防ぐため別のものがチェックをしていたので、とても効率が悪かったです。また、入社者が書類を忘れた場合は、それを回収するために、シフトを見て、出社しているか確認し、わざわざ別のフロアーに取りに行く必要がありました。

システム導入検討のきっかけを教えてください。

労務管理のペーパーレス化を目指して、アルバイト用のコストパフォーマンスがいい労務管理システムを探していました。
既にジョブカン勤怠管理、給与計算、ワークフローを導入していたので、同じジョブカンシリーズであるジョブカン労務管理が候補に上がりました。

『ジョブカン』にした決め手を教えてください。

まずトライアルを導入し価格の安さ、他のジョブカンシリーズを導入していた点、デザインのシンプルさからジョブカンに決めました。

年末調整業務の工数を約10分の1に削減。
シンプルなデザインで従業員も簡単に実施できた

導入はスムーズに進められましたか。

ジョブカン労務管理については、1～2週間ほどで設定完了し、運用できました。

サポート体制はいかがですか。

基本的にはチャットを活用しています。メールのように宛名などを書く必要がなく、要件のみ記載すればいいので手軽です。すぐに返ってくるのも魅力ですね。

導入後のご状況を聞かせてください。

月の途中の通勤経路・住所変更などが発生した場合、申請書を紙で渡して、記入が終わったら回収するという作業が発生し、現場も私も手間がかかっていました。今はそのような無駄な工数を削減できました。
また、ペーパーレス化という点では、紙で管理していた頃は一人の従業員が入社から退社までに労務手続きで5,6枚の紙を使っていましたが、今は入社時の扶養控除申告書と退職連絡票のみになったので、一人当たり少なくとも4枚は削減できています。

業務効率化の点ですと、タスク管理が容易にできるところも魅力です。もともと私一人で労務を担当していましたが、メンバーが増えて複数人で担当するようになりました。紙の運用だと、「この人の書類を回収したかどうか」や「情報入力したかどうか」などの情報共有がしづらかったんですよね。進捗状況を管理するための余計なリストが増えたり、回収状況を逐一連絡を入れる必要がありました。しかし、ジョブカン労務管理を導入してからは、システムにログインして、ステータスを見ればすぐ最新の状況が分かるので非常に楽になりました。

ジョブカン年末調整はいかがでしたか。

すごく楽でした。シンプルすぎるくらいシンプルに実施できました。これまでは紙で行っていたので、年末調整チェックシートを作り、説明会を行い、書類を回収して、給与ソフトに打ち込んでいました。その頃と比較すると、10分の1くらいに工数削減できましたね。

dely社のその他の導入事例はこちら

ジョブカン勤怠管理