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情報の一元管理と手続きのシステム化により属人的な運用から脱却

株式会社キャプサー

会社URL
http://capsor.com
  • 1~50名
  • インターネット関連サービス

株式会社キャプサーは、神戸より”Drive to OverRev.”をキーワードに、IT系サービスを提供する独立系ソフトウェア企業です。
楽天、Yahoo!ショッピング、Amazon等へ出店されるネットショップ様の運営一元管理、業務改善を実現するサービス「特攻店長」を中心に、受託システム開発、自社でのネット通販などを行っています。また、EC系のノウハウと、顧客への提案に強みを持っており、お客様と一体となって成功できるよう、業務に取り組んでまいります。

課題

  • システムと紙を併用していたため情報が散在し、確認と管理に工数がかかっていた
  • 特定のパソコンでしか使用できないソフトもあり、業務が属人化していた
  • ノウハウがない人でも労務手続きを実施できる体制を作りたかった

決め手

  • 小規模な会社でも運用可能
  • 一つのサービスで理想の運用が実現できる
  • サービス間の連携が強い

効果

  • 主な入社手続きはジョブカンで実施できるようになった
  • 紙書類の提出を廃止できた
  • 情報の一元管理と手続きのシステム化により属人的な運用から脱却できた

勤怠管理・給与計算はシステム、労務管理は紙で運用していたため、情報の散在と属人化が課題だった株式会社キャプサー様。「一つのサービスでまとめて理想の運用を実現する」ためにジョブカンをご導入いただきました。

システムと紙の併用による情報散在と業務の属人化が課題

『ジョブカン』導入前はどのような課題がありましたか。

勤怠管理と給与計算はそれぞれ別のシステムを使用していました。

そのため従業員が入社した際は、複数のシステムに同じ情報を登録し、各サービスのアカウントを発行する手間が発生していました。

入社手続きは紙の書類に記入・押印してもらっていましたね。それらの書類や履歴書などは全てファイリングして保存していました。社会保険手続きなどはe-Govにアクセスし実施していましたが、情報を再登録する必要がありました。

また、給与計算ソフトは決まったパソコンでしか操作できないシステムのため、担当者が不在の場合は業務が進みませんでした。

このように、バックオフィス部門全体として色々なシステム・書類に従業員の情報が散在していました。確認や管理に多くの工数がかかっていると感じていましたし、ノウハウがなくても雇用保険・社会保険の手続きを実施できる「属人的でない体制」を整えたいと考えました。

シンプルなデザインながら高機能で、連携性も高いサービス

『ジョブカン』にした決め手はなんですか。

フレックス制の導入をきっかけに、属人化していたり、紙運用で煩雑になっているバックオフィス業務の一元管理を検討し始めました。

複数サービス比較しましたが、小規模な会社でも導入でき、実現したい運用が可能で、サービスが一つにまとまっている点がジョブカン導入の決め手でした。

中でも労務管理・給与計算は、シンプルなデザインながら求めていた機能をほぼ網羅しており、連携も強いと感じました。

初期設定はスムーズに行っていただけましたか。

まず労務管理の設定を約一週間かけて行いました。その後給与計算に従業員情報をつなぎ、数式を設定しました。導入から2~3カ月は旧システムと並行して使用しながら金額に誤りがないか確認していました。

勤怠管理については元々使用していたシステムの設定をCSVでダウンロードし、ジョブカンにアップロードしました。勤怠管理は日々従業員も使用するシステムですので、労務管理・給与計算に比べて設定に手間がかかったと思います。社内向けの説明資料も作成しました。

トラブルがおこらないよう、サービスの安定稼働を確認しながら半年ほどかけて順次導入していきましたね。

主な入社手続きは全てジョブカンで実施。さらなる連携と機能拡充に期待

導入後の運用方法を教えてください

社会保険手続きをはじめとした主な入社手続きは全てジョブカンでできるようになりました。一部対応していない処理は、チャットで書類データを受け取りアップロードしています。ジョブカンに情報をためていけるため、紙書類の提出を廃止できましたし、これまで従業員情報を入れていた人事ファイルを見ることがなくなりましたね。

また、給与振込口座の変更依頼があった場合も、30分程のやり取りで変更から振込までミスなく完了できます。

課題の一つだった属人化についても、チームで業務を共有できるようになりましたし、ノウハウがなくても手続きを行えるため解決できました。

ボタン一つで更新情報を相互反映でき助かっているのですが、今後はさらなるサービス間連携の強化と、申請可能な手続きの増加を期待しています!

年末調整機能はご利用いただいていますか。

はい、使用しました。これまでは各自で調べて記入してもらっていましたが、質問に回答するだけで完了できるのは簡単でいいですね。管理側としては、未回答者を確認したり、書類を回収する手間を削減できました。

貴社独自の運用方法はありますか

労務管理では、資格手当を受ける際の証明になる資格の合格証書や、入社時の機密保持契約書、採用通知などをスキャンしてジョブカンで保存しています。従業員の基本情報だけでなく、会社の制度・運用に合わせて集める情報をカスタマイズできる機能が便利です。

ありがとうございました。

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