わかりやすいUIで紙ベースのやりとりを廃止！属人化していた業務をジョブカン導入で誰でも行える体制へ
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築地本願寺は京都にある「浄土真宗本願寺派(西本願寺)」の関東における中心寺院として1617年に浅草近くに創建されました。 1657年の「明暦の大火」とよばれる大火事で焼失後、再建のため江戸幕府から与えられた土地が海上であり、その海を埋め立てて土地を築き本堂を建立したことが現在の地名「築地」の由来であり、築地本願寺がある中央区築地の地名として現在も使用されております。 1923年には関東大震災に伴う火災により再度建物を焼失、1934年にインド様式の外観となる現在の建物が建立されました。 当院は法要や儀式等の寺院運営を行うとともに、これまでご縁のなかった方々にも伝わる言葉で、浄土真宗の教えを広め伝え、自他共に「心豊かに生きることのできる社会の実現」に貢献することを目的として活動しております。 近年では「また行きたいお寺をめざして」をスローガンに掲げ、どなたでも何度も来たくなる寺院を目指し、多方面に事業を展開しております。
課題
- 紙・Excelベースでの管理により作業工数がかかっていた
- 長年勤務する担当者への業務が属人化していた
- サービス毎に複数のシステム導入があり、情報の連携が困難になっていた
決め手
- ジョブカン共通IDにより、1つのIDとパスワードで、各サービスにログイン、行き来できること
効果
- システム上で住所変更などを各従業員へ依頼できるようになり、情報収集がスムーズになった
- 新任担当者でも使いやすいUI、分かりやすい設定画面により、属人化から脱却した
- ジョブカン導入により、給与計算・社会保険業務のアウトソーシングを実現
「ジョブカン労務HR」「ジョブカン給与計算」を利用していただいている築地本願寺様。1617年に創建された、歴史ある寺院です。今回は人事担当者である栂森様にお話を伺いました。
ジョブカン導入前の運用方法についてお伺いします。導入前の状況や運用方法を教えてください。
ジョブカン導入前は他社のシステムを運用していましたが、作業毎に管理方法は変えていました。
人事労務まわりは紙で管理している業務が多くありました。入社のタイミングで、紙書類を内定者に送付して、記入後に返送してもらう形式をとっていたのですが、中には返してくれない人もいたので非常に困っていました。
勤怠に関しては紙ベースのタイムカードとExcelで管理していましたが、従業員が増えてきたことにより業務量に限界を感じていました。
給与計算は、働く人が増え計算が煩雑になってきていたので、アウトソーシングしていましたが、所得税や雇用保険料の計算など最低限の計算だけをお願いし、計算後に結果が戻ってくるものでした。
また、給与明細が紙で戻ってくるので、それに詳しい明細書を添付するため担当者2名で分別し、明細書の体裁を整えてホッチキスで止める作業を行っていました。
毎月4時間ほどかかっていたので、どうにかこの作業をなくせないかと考えていました。
導入前はどのような課題をお持ちでしたか？
ある程度システム化はしていましたが、最低限のシステムで人事担当が人事労務の知識を有していないと運用が困難でした。
また、システムに一貫性がなく業務毎に単体で導入していたため、各システムの連携に難点がありました。
システム連携に難点があったとのことでしたが、具体的にどのように運用されていたのでしょうか？
使っている機能と使わない機能があり、システムとあわせてエクセルも一緒に使っていました。操作面もすごくわかりづらく、一元管理とは程遠い状態だったので、運用を理解するのがとても難しかったですね。
なるほど。当時は一人の担当者が長く人事労務領域を担当されていたのですか？
はい、そうですね。業務が完全にその人に属人化されている状態で、導入されているシステムも、その担当者以外誰も使い方がわからず、大きな課題になっていました。お寺でも他の企業と同じように職場内での異動もあるので、誰もが対応できるよう属人化からの脱却を目指して新しいシステムの導入を検討し始めました。
検討のご状況についてお伺いします。システム導入の検討期間はどれくらいでしたか？
約半年くらいですね。年末調整の時期に検討を始めました。
ジョブカン導入前は、自前で書類を用意して年末調整の記入を依頼して、それを各自が記入後紙で回収していました。年々事業が拡大し従業員数が増えておりましたので、回収やチェック作業が大変でこれを毎年続けていくのは厳しいと感じたと同時に、いつか重大なミスが起こりそうでした。
複数のシステムを比較したり、お試しされたりしましたか？
はい、何社か自分たちで調べて試してみました。しかし、どのシステムもお試し期間が短かったり、登録できる人数に限りがあったりと運用イメージが湧かなかったので、導入支援業者にお話を伺いました。
その中でジョブカンが候補となり、無料でお試しを始めました。シミュレーションする中で、運用をやっていけるイメージが湧いたと感じ、導入をするための会議を実施して運用がスタートしました。
ジョブカンに決めたポイントを教えてください。
職員、従業員が1つのIDとパスワードのみ管理するだけで、複数のサービスを行き来できる点です。
1つのIDとパスワードでログインしてしまえば、そこに人事・労務関係の情報がまとまっているのは、従業員たちにとってもわかりやすいだろうと思いました。
従業員と人事のやりとりが発生する際も、人事側から更新してほしい情報の入力依頼を「労務HR」のシステム上で飛ばして、従業員が自身のスマートフォン、PCで回答するというシンプルな方法だったこともいいなと思った点ですね。
今はジョブカンワークフローと経費精算の導入に向けて準備しています。
従業員へ情報の更新依頼をかけるとのお話がありましたが、労務HRの従業員管理の機能で独自の使い方をされているのでしょうか？
カスタマイズで管理項目を追加して使っています。独自に定める本願寺の資格登録や、履歴書には入ってない項目をカスタマイズ項目で管理しています。住所変更もシステム上で完結できる点は管理者としてとても助かっています。
現在はどのようにジョブカンを運用されていますか？
労務管理と給与計算はアウトソーシングしているので、ジョブカンを通して社労士や代行業者とやりとりをしています。
クラウド上の最新データが双方向で共有できるため、こちらがうっかり伝え忘れたことも修正の指摘がもらえ、ミスも減ってやりとりもとても楽です。
導入効果についてお伺いします。抱えていた課題は導入後に改善されたと感じますか？
はい、かなり改善されましたね。サービス間の連携については、従業員と管理者ともに1つのIDとパスワードで各サービスを行き来できるようになりました。
属人化の解消については、専門知識がない社員でも安心して使えるようになりました。
先日、源泉徴収簿が必要な際に、ヘルプページで調べてその手順通りに操作したところすぐに源泉徴収簿を出せました。これなら今後、誰でもシステムを使うことができるのではないかと実感しましたね。
本日は貴重なお話ありがとうございました！
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